Digitaler Wandel ohne Großinvestition: Wie kleine und mittelständische Unternehmen den digitalen Wandel schaffen

In den letzten beiden Jahren waren viele Unternehmen gezwungen, schnellstmöglich digitale Lösungen umzusetzen. Diese rasche Reaktion auf äußere Umstände hat vor allem den Kleinunternehmen und dem Mittelstand einen digitalen Booster verpasst. Doch mittlerweile stagniert diese Welle in vielen KMUs wieder. Unternehmen können diesem Trend aber mit den passenden Maßnahmen entgegensteuern, indem Sie Digitalisierung in erster Linie als dauerhaften Prozess verstehen.  

Langfristig gesehen muss jedes Unternehmen digitaler werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben – das ist klar. Nur manchmal ist das leichter gesagt als getan. Vor allem kleinere Unternehmen stehen vor der Herausforderung sich an aktuelle Gegebenheiten anzupassen. In vielen Unternehmen ist mittlerweile die Digitalisierung der Fachbereiche wieder in den Hintergrund getreten. Vor allem das Potential von internen Abläufen wird zu oft nicht genutzt. Das blockiert Einsparungen, birgt Risiken und führt im schlimmsten Fall zu einem Digitalisierungsstillstand.

Der digitale Wandel ist nicht nur für die Großen

Mit Homeoffice und Video-Konferenzen ist Digitalisierung nicht getan. Ganz im Gegenteil: Hier fängt sie gerade erst an. Die Pandemie zwang vor allem kleinere Unternehmen schnell umsetzbare und kurzfristig wirksame Maßnahmen zu ergreifen. Das war auch sehr gut, dennoch ist das Ziel damit nicht erreicht. Etlichen KMUs ist die strategische Bedeutung des digitalen Wandels für ihr Unternehmen schlichtweg nicht bewusst. Es herrscht ein Mangel an organisatorischen, personellen oder sogar finanziellen Ressourcen.

Oftmals stellen sich kleinere Unternehmen auch die Frage, warum die Digitalisierung bei großen Unternehmen besser funktioniert. Das liegt mit Sicherheit auch daran, dass diese deutlich mehr finanzielle Mittel sowie Personal in Digitalprojekte investieren können. Allerdings haben sie oft auch viel früher verstanden, dass ihr Geschäftsmodell ohne eine ausgereifte und ausgearbeitete Digitalisierungsstrategie auf Dauer nicht mehr funktioniert. Sie haben einen langfristigen Plan für die Umsetzung entwickelt und setzen diesen parallel zum Tagesgeschäft Stück für Stück um.  

Was die Großen können, können die Kleinen eigentlich viel besser – sie müssen es nur richtig anpacken

Das bedeutet nicht, dass KMUs ohne große Investitionen und langjährige Digitalisierungsprojekte keine Chance haben. Denn kleine Unternehmen haben einen entscheidenden Vorteil: Sie sind viel agiler und können ihre Strukturen an äußere Gegebenheiten schneller anpassen. Kleinere Unternehmen können klein anfangen. Einen einzigen Prozess digital abbilden und diesen austesten – das gelingt viel einfacherer als in Konzernen. Die Wechselwirkungen sind deutlich überschaubarer und auch die Möglichkeiten, einen Rollback durchzuführen, wenn etwas nicht funktioniert, ist kein enormer Aufwand.

Ein optimales Szenario für die Digitalisierung des Unternehmens könnte folgendermaßen aussehen: Ein relativ isolierter Prozess wird auf Basis einer einfach bedienbaren No-/ Low-Code Plattform digitalisiert. Dieser wird dann getestet und bei Bedarf verbessert, bis er gut läuft. Erst dann ist der nächste Prozess an der Reihe. Die Prozesse werden idealerweise in kurzen Sprints von ein bis zwei Wochen von kleinen, gemischten Teams bearbeitet. Das ist zugleich der Einstieg in eine agile Arbeitsweise. Dabei folgt das Team dem Leitsatz: Try it, keep it and improve it, or drop it. Fehler machen, dazu lernen und den Mut haben, Ergebnisse auch zu verwerfen, gehört hier zwingend dazu. Auf diese Weise können kleinere Unternehmen sehr schnelle Erfolge erzielen, ohne große Budgets und lange Planungszyklen in Kauf nehmen zu müssen. Zudem können sie die Prozesse nach und nach digitalisieren und auch weiterhin kontinuierlich anpassen und weiter verbessern. Dank No-/ Low-Code Plattformen geht das auch schon mit einem geringen Kosten- und Personaleinsatz.

Größter Hebel der Digitalisierung: Prozesse, bei denen Dokumente im Spiel sind

Sind die ersten Erfahrungen gemacht, sollten sich Unternehmen insbesondere Prozesse vornehmen, bei denen ein oder sogar mehrere Dokumente erstellt werden müssen. Ob mit guter Vorlage oder gar auf einem weißen Blatt Papier – die Erstellung eines Dokuments zählt immer noch zu den aufwändigsten und manuellsten Prozessen. Daher ist hier der Hebel für die Effizienzsteigerung besonders groß. Etwa 80 Prozent der Personalservices münden in einem Vertrag, einem Zeugnis, einer Bescheinigung oder Begleitschreiben. Deshalb lohnt sich ein intensiver Blick in die Personalabteilung von Unternehmen.

Neben der Vielzahl an Dokumenten, die meist mit mehr oder weniger aktuellen Word-Vorlagen erstellt werden, sind auch Tabellenkalkulationen, E-Mails und Formulare beliebte Arbeitsmittel im HR-Bereich. Vor allem Aufgaben rund um Recruiting und Einstellungen, Personalverwaltung, Abrechnungen und Steuer- und Sozialversicherungen sind so nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und bieten daher ein enormes Potential für Digitalisierung und Automatisierung. All diese Aufgaben und Prozesse lassen sich mit einer No-/ Low-Code Plattform einfach digitalisieren und optimieren. So werden sichere und moderne Workflows geschaffen.

Hier können KMUs jetzt ihren Vorteil ausspielen: Sie sind agiler, haben kürzere Entscheidungswege und können sich flexibler anpassen. Das passt perfekt zum ESCRIBA-Ansatz: Denn ESCRIBA steht für agile und schnelle Entwicklungen und Erfolge. Jedes Unternehmen fängt da an, wo es im Moment steht und ESCRIBA unterstützt den Entwicklungsprozess mit der passenden Beratung und Softwarelösungen. Für Kleinunternehmen und Mittelstand bietet ESCRIBA zudem einen vordefinierten Leistungskatalog mit mehr als 300 HR Services und rund 400 Dokumentenvorlagen, die sofort in der Personalabteilung eingesetzt werden können.

Wer Digitalisierung als einen dauerhaften Prozess begreift, trifft bessere Entscheidungen

Egal ob es sich um kleine, mittlere oder große Unternehmen handelt: Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein dauerhafter Prozess. Genauso wie sich die Belegschaft kontinuierlich weiterbilden muss, müssen auch unternehmensinterne Prozesse ständig optimiert werden. Unternehmen, die das für sich verinnerlichen, treffen auch bessere Entscheidungen, wenn es um die passenden technischen Lösungen geht. Vor allem KMUs profitieren von einer flexiblen Plattform, die einmal eingerichtet und integriert, jederzeit neue Anwendungen und passgenaue Tools in kurzer Zeit bereitstellen kann. Eine No-/Low-Code Plattform bietet genau das – mit dem Vorteil, dass es keinen End of Lifecycle gibt und sie dank vielfältiger Schnittstellen sowohl bestehende Systeme als auch neue Software, wie beispielsweise die noch jungen Anbieter für digitale Signaturen, problemlos integrieren kann.

Die digitale Transformation steigert die Effizienz im gesamten Unternehmen, spart damit Kosten, reduziert Fehler und liefert nicht zuletzt einen positiven Beitrag zur Zufriedenheit der eigenen Mitarbeitenden sowie der Kunden und Partner. Unternehmen müssen die Digitalisierung aktiv gestalten. Kleine und mittelständische Unternehmen sollten ihre flachen Strukturen und kurzen Wege nutzen, um in einem agilen Prozess schnelle, aber zugleich nachhaltige Erfolge zu erzielen und sich damit einen echten Wettbewerbsvorteil zu erarbeiten.

Autoren Bild von Kristina Kitzerow
Kristina Kitzerow
Marketing-Managerin bei ESCRIBA

Kristina Kitzerow ist Marketing-Managerin bei ESCRIBA. Dort schreibt sie unter anderem Blogbeiträge und Fachartikel über unterschiedliche Themen der Softwareentwicklung und kann dabei auf langjährige Erfahrungen im Finanzbereich zurückgreifen.

Kristina Kitzerow

Kristina Kitzerow ist Marketing-Managerin bei ESCRIBA. Dort schreibt sie unter anderem Blogbeiträge und Fachartikel über unterschiedliche Themen der Softwareentwicklung und kann dabei auf langjährige Erfahrungen im Finanzbereich zurückgreifen.