So erleichtern HR-Mitarbeitende ihren Arbeitsalltag mit automatisierten Workflows

Titelbild zum Gastbeitrag von Paul Wippermann von ESCRIBA AG zum Thema automatisierte Workflows
Titelbild: ESCRIBA AG

Personalerinnen und Personaler leisten einen enormen Beitrag zur erfolgreichen Entwicklung eines Unternehmens. Umso ärgerlicher ist es, wenn durch zeitraubende Prozesse, wie der Bereitstellung von Bescheinigungen oder der Genehmigung von Urlaubsanträgen, die strategischen Aufgaben in den Hintergrund rücken. Gezielte Prozessautomatisierung kann ein Weg sein, um die täglichen Arbeitsabläufe zu verschlanken und Freiräume für Aufgaben zu schaffen, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht.

Warum HR-Automatisierung wichtig ist

Die Personalabteilung trägt nebst ihrer strategischen Tätigkeit auch die Verantwortung für Recruiting, das On- und Offboarding von Mitarbeitenden, die Aus- und Weiterbildung sowie Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung – um nur ein paar der Aufgaben zu nennen. An manchen Tagen drohen Personaler jedoch in manueller Verwaltung und dem dazugehörigen Papierkram zu ertrinken. Wird der Arbeitsalltag zu sehr vom Tagesgeschäft bestimmt, können konzeptionelle Funktionen der HR-Abteilung ins Hintertreffen geraten. Genau hier kann die Automatisierung von Prozessen enormen Mehrwert bieten.

Bei der HR-Automatisierung wird Software eingesetzt, um sich wiederholende und zeitaufwendige Aufgaben digital abzubilden. Beispielhaft lässt sich eine automatisierte Softwarelösung am Thema Zugangskarten veranschaulichen. In vielen Unternehmen erhalten Beschäftigte beim Onboarding Zugangskarten oder -chips. Oftmals sind die Karten aber nur für bestimmte Bereiche oder bloß zu bestimmten Uhrzeiten freigeschaltet. Hier einen Überblick zu behalten, kann sehr aufwendig werden. Eine Softwarelösung könnte sich die Daten zu Position und Berechtigungen eines Beschäftigten aus dem Backend ziehen und automatisch mit der Zugangskarte synchronisieren. Auch für Fälle wie den Abteilungswechsel eines Mitarbeiters, oder den Verlust einer Zugangskarte können standardisierte Workflows eingerichtet werden.

Es ließen sich endlos weitere solcher Beispiele aufzählen, die zeigen, wie der Arbeitsalltag der Personalabteilung durch das Automatisieren von Prozessen erleichtert werden kann. Der Nutzen der Prozessautomatisierung geht aber weit über die reine Zeitersparnis hinaus. Dank digitaler Workflows lassen sich zudem detaillierte Statistiken und Reports zu den einzelnen Prozessen abrufen und durch die transparente und schnelle Bearbeitung von Anträgen steigt langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit – sowohl in der HR-Abteilung als auch in der Belegschaft.

Der erste Schritt zur Automatisierung

Jede Personalleitung steht zunächst vor der Frage, welche Aufgaben überhaupt automatisiert werden sollen. Dabei läuft der erste Schritt noch ganz ohne Softwareeinsatz ab, denn zuerst gilt es, unter den zahlreichen Aufgaben der HR-Abteilung potenzielle Kandidaten für die Automatisierung zu finden. ESCRIBA unterstützt diesen Vorgang mit dem Produkt- und Leistungsverzeichnis, welches eine Übersicht über alle gängigen HR-Prozesse bietet.

Grundsätzlich bieten sich für die Automatisierung häufig wiederkehrende Aufgaben an, die regelbasiert sind und in ihren Grundzügen immer relativ gleich ablaufen. Auch der Aufwand, der zur Digitalisierung dieser Workflows nötig ist, stellt einen entscheidenden Faktor bei der Auswahl der Zielprozesse dar. Häufig sind das Ergebnis einer solchen Evaluierung die Urlaubsplanung, das On- und Offboarding, Erstellung von Arbeitszeugnissen sowie die Verwaltung von Schulungsmaßnahmen. Welche Prozesse am geeignetsten sind, variiert aber je nach Struktur und Branche des Unternehmens.

Digitalisieren? Nur mit der richtigen Software

Nach erfolgreicher Identifikation geeigneter Prozesse gilt es die passende Software zu finden. Der ESCRIBA HR Services Manager ist ein Ticketsystem, das sich bestens zur Prozess- und Genehmigungssteuerung in HR eignet. Dadurch kann jede Personalabteilung zahlreiche vordefinierte Inhalte für sich nutzbar machen, so sind Module wie ein Self-Service Portal für Mitarbeitende verfügbar und Statistiken und Reportings lassen sich unkompliziert abrufen. Alle gängigen HR-Dokumente sind bereits im ESCRIBA HR Services Manager integriert und lassen sich im System digital genehmigen sowie signieren.

Neben der passenden Software-Infrastruktur gehört aber noch weit mehr zum Optimieren der Prozesse. Zuallererst braucht es den Mut für Veränderungen und den Willen, die alten Strukturen aufzubrechen. Dieser Weg muss zwar vom Management vorgelebt, aber auch von den Mitarbeitenden getragen werden, denn sie sind es, die letztendlich täglich mit der Software arbeiten. Der initiale Aufwand lohnt sich jedoch langfristig, denn HR schafft sich durch automatisierte Workflows selbst freie Kapazitäten, die sie für Personalgespräche, strategische Planung und Unternehmensentwicklung nutzen kann. Der Weg zu automatisierten Prozessen ist nicht an einem Tag zu schaffen und erfordert die Hingabe aller Mitarbeitenden sowie die Implementierung einer passenden Software. In Summe macht sie jedoch den Alltag aller Personalerinnen und Personaler leichter und rückt den Fokus vom Tagesgeschäft auf die langfristige Entwicklung.

Autoren Bild von Paul Wippermann
Paul Wippermann
Marketing-Manager bei

Paul Wippermann ist Marketing-Manager bei ESCRIBA, einem Anbieter von Softwarelösungen sowie IT-Projekten auf Basis von No- und Low-Code Technologie, und schreibt leidenschaftlich gerne über aktuelle Trends und Entwicklungen in der Branche.

Paul Wippermann

Paul Wippermann ist Marketing-Manager bei ESCRIBA, einem Anbieter von Softwarelösungen sowie IT-Projekten auf Basis von No- und Low-Code Technologie, und schreibt leidenschaftlich gerne über aktuelle Trends und Entwicklungen in der Branche.