Weg von analogem Papier – hin zu aktiv gemanagten, digitalen Personalakten. Ein Full-Service-Angebot für Unternehmen.

Titelbild zum Gastbeitrag von Perconex zum Thema digitale Personalakte und New Work
Titelbild: iStock

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Das große Problem analoger Personalakten ist einerseits der manuelle Mehraufwand, den es braucht, um jede einzelne Akte auf dem neuesten Stand zu halten. Andererseits sind physische Akten standortgebunden und können nicht einfach „geteilt“ oder abgerufen werden. Jede Akte in die Hand zu nehmen ist ein Umstand, an den wir uns gewöhnt haben, der aber nicht sein muss. Eine cloudbasierte, zentrale Onlinelösung vereinfacht dies nachhaltig.

Ist Ihr Unternehmen an mehreren Standorten präsent? Dann werden Sie die Problematik kennen: Die Geschäftsführung benötigt einen Überblick über sämtliche Angestellte, um bspw. den zukünftigen Bedarf besser planen zu können, oder wie die Pandemie gerade gezeigt hat, auf besondere Situationen schnell und gezielt reagieren zu können. Doch die Akten sind dezentral gelagert und die Daten daraus müssen erst manuell ermittelt werden.

In welcher Ausbildungsstufe befindet sich ein Azubi? Besitzt der Arbeitnehmer eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung? Dank der digitalen Personalakte erhält man die Antworten mit nur wenigen Klicks. Personalakten der Mitarbeiter, die schon lange im Unternehmen beschäftigt sind, können entsprechend umfangreich sein. In digitaler Form spart man wertvolle Zeit, denn die Suchfilter sind sehr variabel und können nach eigenen Bedürfnissen angepasst werden.

Nicht nur die Recherche wird vereinfacht, auch die Termine und Fristen im Unternehmen werden nicht übersehen. Die Personalverantwortlichen werden zum Beispiel automatisch über auslaufende Befristungen, endende Ausbildungsverhältnisse oder auch über anstehende Dienstjubiläen erinnert. Besonders in familiengeführten Unternehmen ist das letztere ein wichtiges Thema. Bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen können die zuständigen Fachanwälte auf die Personalakte zugreifen, wenn nötig, und viel schneller über den Sachverhalt informiert werden sowie rechtzeitig Beratung geben, wenn bspw. die maximale Befristung bei einem bestimmten Arbeitsverhältnis schon ausgeschöpft wurde.

Darüber hinaus können Workflows automatisiert abgebildet werden. Hier ein einfaches Beispiel: die interne Führerscheinkontrolle. Jeder Mitarbeiter, der einen Firmenwagen nutzen darf, muss regelmäßig seinen Führerschein zur Kontrolle vorlegen. Diese Kontrolle können Sie einfach automatisieren. Der Mitarbeiter wird per Mail aufgefordert seinen Führerschein vorzulegen. Das System merkt, ob er entsprechend der individuell einstellbaren Eskalation antwortet. Tut er das nicht, erfolgt die Erinnerung automatisiert – bis hin zur Eskalation an den Vorgesetzten.  Solche Workflows können selbstverständlich auch für Beurteilungsrunden, Zusatzqualifikationen und andere HR-Tätigkeiten einfach umgesetzt werden. Dieses Jahr ist SMARTCONEX in Zusammenarbeit mit seinen Kooperationspartnern CM Software & Consulting GmbH und JAAS GmbH gelungen, die digitale Personalakte um ein weiteres Top-Feature zu ergänzen: den DOCUMENT CLASSIFIER.

Dieses Tool ermöglicht die automatisierte Erkennung und Vergabe der Dokumentenart für Inhalte digitaler Personalakten. Gestützt auf einen auf Machine Learning basierenden Filter können die Inhalte einer digitalen Akte nun automatisch ermittelt und die Dokumentenart dem Dokument selbst zugeordnet werden. Bei durchschnittlich 55 Dokumenten pro Akte bedeutet die automatische Klassifizierung einen signifikanten Zeitvorteil gegenüber einer manuellen Bestimmung. Die Einführung oder Umstellung auf eine digitale Personalakte kann durch den DOCUMENT CLASSIFIER wesentlich schneller und effektiver erfolgen.

Die Kosten für die digitale Personalakte betragen 4 Euro pro Akte im Monat, wobei nur die im Unternehmen aktiven Mitarbeiter berechnet werden. In diesem Preis sind auch die Kosten für die initiale digitale Erfassung der Akte enthalten. Denn diese Arbeit nimmt SMARTCONEX seinen Kunden ab. Während des Digitalisierungsprozesses wird die jeweilige Akte auch gleich „aufgeräumt“ und eventuell fehlende Informationen abgefragt. Auf diese Weise verbessert sich gleichzeitig die Datenqualität im Unternehmen. Das Full-Service-Angebot für Unternehmen umfasst:

  • Digitalisierung der Personalakten (PDF)
  • Erfassung der Akten in unserem Tool
  • Verschlagwortung aller Dokumente der Akte
  • Volltextsuche
  • Bereitstellung der Akten über Browser und App
  • Life Cycle Management der Personalakten
  • Einrichtung der Workflows und des automatisierten Reportings

Da der initiale Aufwand für die Erfassung sehr hoch ist, vereinbart SMARTCONEX mit seinen Kunden eine Vertragslaufzeit von mindestens 36 Monaten. „Für mittelständische Unternehmen ist die Digitalisierung und Erfassung neben ihrem Tagesgeschäft nur sehr schwer zu bewältigen“, erklärt Markus Funk, Leiter SMARTCONEX. „Für mittelständischen Unternehmen lohnt es sich die Aktenführung outzusourcen. Damit, und mit den automatisierten Workflows, schaffen sie nachhaltige Entlastung im Unternehmen.“
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie auch Ihr Unternehmen online, schnell und einfach die digitale Personalakte einführen kann? Dann vereinbaren Sie hier direkt ein unverbindliches Beratungsgespräch.

SMARTCONEX ist eine Marke der PERCONEX GmbH mit Sitz in Frankfurt. Das Unternehmen ist ein juristischer Personaldienstleister, der Juristen für kurze Zeit oder auch längerfristige Projekte an Unternehmen oder Kanzleien vermittelt. SMARTCONEX ist Spezialist für digitales Vertragsmanagement und bietet die digitale Personalakte seit 2019 an.

https://www.smartconex.de/digitale-personalakte.html

Autorenfoto_Markus Funk_Perconex
Markus Funk
Leiter SMARTCONEX bei

Markus Funk ist seit März 2017 bei PERCONEX als Leiter SMARTCONEX tätig. Davor war er als stellvertretender Abteilungsdirektor im Bereich Corporate Sourcing Controlling bei der BHF-Bank AG beschäftigt. Er verantwortete u.a. die Administration des konzernweiten Vertragsmanagements, welches er in den Jahren 2006-2008 für die Bank einführte.

Markus Funk

Markus Funk ist seit März 2017 bei PERCONEX als Leiter SMARTCONEX tätig. Davor war er als stellvertretender Abteilungsdirektor im Bereich Corporate Sourcing Controlling bei der BHF-Bank AG beschäftigt. Er verantwortete u.a. die Administration des konzernweiten Vertragsmanagements, welches er in den Jahren 2006-2008 für die Bank einführte.