Weg von analogem Papier – hin zu aktiv gemanagten, digitalen Personalakten. Ein Full-Service-Angebot für Unternehmen.
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Das große Problem analoger Personalakten ist einerseits der manuelle Mehraufwand, den es braucht, um jede einzelne Akte auf dem neuesten Stand zu halten. Andererseits sind physische Akten standortgebunden und können nicht einfach „geteilt“ oder abgerufen werden. Jede Akte in die Hand zu nehmen ist ein Umstand, an den wir uns gewöhnt haben, der aber nicht sein muss. Eine cloudbasierte, zentrale Onlinelösung vereinfacht dies nachhaltig.
Ist Ihr Unternehmen an mehreren Standorten präsent? Dann werden Sie die Problematik kennen: Die Geschäftsführung benötigt einen Überblick über sämtliche Angestellte, um bspw. den zukünftigen Bedarf besser planen zu können, oder wie die Pandemie gerade gezeigt hat, auf besondere Situationen schnell und gezielt reagieren zu können. Doch die Akten sind dezentral gelagert und die Daten daraus müssen erst manuell ermittelt werden.
In welcher Ausbildungsstufe befindet sich ein Azubi? Besitzt der Arbeitnehmer eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung? Dank der digitalen Personalakte erhält man die Antworten mit nur wenigen Klicks. Personalakten der Mitarbeiter, die schon lange im Unternehmen beschäftigt sind, können entsprechend umfangreich sein. In digitaler Form spart man wertvolle Zeit, denn die Suchfiltersind sehr variabel und können nach eigenen Bedürfnissen angepasst werden.
Nicht nur die Recherche wird vereinfacht, auch die Termineund Fristenim Unternehmen werden nicht übersehen. Die Personalverantwortlichen werden zum Beispiel automatisch über auslaufende Befristungen, endende Ausbildungsverhältnisse oder auch über anstehende Dienstjubiläen erinnert. Besonders in familiengeführten Unternehmen ist das letztere ein wichtiges Thema. Bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen können die zuständigen Fachanwälte auf die Personalakte zugreifen, wenn nötig, und viel schneller über den Sachverhalt informiert werden sowie rechtzeitig Beratung geben, wenn bspw. die maximale Befristung bei einem bestimmten Arbeitsverhältnis schon ausgeschöpft wurde.
Darüber hinaus können Workflows automatisiert abgebildet werden. Hier ein einfaches Beispiel: die interne Führerscheinkontrolle. Jeder Mitarbeiter, der einen Firmenwagen nutzen darf, muss regelmäßig seinen Führerschein zur Kontrolle vorlegen. Diese Kontrolle können Sie einfach automatisieren. Der Mitarbeiter wird per Mail aufgefordert seinen Führerschein vorzulegen. Das System merkt, ob er entsprechend der individuell einstellbaren Eskalation antwortet. Tut er das nicht, erfolgt die Erinnerung automatisiert – bis hin zur Eskalation an den Vorgesetzten. Solche Workflows können selbstverständlich auch für Beurteilungsrunden, Zusatzqualifikationen und andere HR-Tätigkeiten einfach umgesetzt werden. Dieses Jahr ist SMARTCONEX in Zusammenarbeit mit seinen Kooperationspartnern CM Software & Consulting GmbH und JAAS GmbH gelungen, die digitale Personalakte um ein weiteres Top-Feature zu ergänzen: den DOCUMENT CLASSIFIER.
Dieses Tool ermöglicht die automatisierte Erkennung und Vergabe der Dokumentenart für Inhalte digitaler Personalakten. Gestützt auf einen auf Machine Learning basierenden Filter können die Inhalte einer digitalen Akte nun automatisch ermittelt und die Dokumentenart dem Dokument selbst zugeordnet werden. Bei
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Markus Funk
Markus Funk ist seit März 2017 bei PERCONEX als Leiter SMARTCONEX tätig. Davor war er als stellvertretender Abteilungsdirektor im Bereich Corporate Sourcing Controlling bei der BHF-Bank AG beschäftigt. Er verantwortete u.a. die Administration des konzernweiten Vertragsmanagements, welches er in den Jahren 2006-2008 für die Bank einführte.
