3 Fälle, in denen Payroll Outsourcing für mehr Ausfallsicherheit sorgt
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Wenn HR sich in der Krise neu aufstellen musste, gilt es für die Zukunft umso mehr, gut aufgestellt zu bleiben. Was können Personalabteilungen jetzt tun, um sich gegenüber kurz-, mittel- und langfristigen Ausfällen der eigenen Entgeltabrechner*innen abzusichern?
In der Krise hat sich gezeigt: Je flexibler und schneller Unternehmen auf Herausforderungen reagieren, desto mehr können sie mit ihnen wachsen.Den Personalabteilungen kam dabei eine entscheidende Rolle zu: In kürzester Zeit mussten sie dafür sorgen, dass Belegschaften gesund bleiben, nötige Strukturen entstehen und Kernprozesse wie die Entgeltabrechnung reibungslos weiterlaufen.
So hat Human Resources an Relevanz gewonnen. Die strategische Neuausrichtung schafft enormen Mehrwert in Unternehmen. Und damit es dafür auch in Zeiten des Fachkräftemangels noch genügend Kapazitäten gibt, ist die Auslagerung der Entgeltabrechnung an ein BPO-dienstleistendes Unternehmen nicht nur in folgenden Fällen Gold wert.
1. Um kurzfristige Ausfälle zu kompensieren
Gerade im Bereich der Entgeltabrechnung sind Sicherheit und Konsistenz wichtig. Dabei stellt die personelle Ausstattung an Entgeltabrechner*innen ein enormes Risiko dar. Schnell kann es zu Engpässen kommen: Wer steuert die Abrechnung, wenn plötzlich jemand oder vielleicht sogar mehrere Mitarbeitende krank werden? Ein schneller und jederzeit flexibel möglicher Switch auf den BPO Dienstleister sorgt für fixe Hilfe in spontaner Not.
2. Um Abwesenheiten mittelfristig abzufedern
Urlaube und längere Abwesenheiten wie Elternzeiten lassen sich natürlich planen. Dementsprechend können Unternehmen Kapazitäten schaffen und vorab verteilen. Dennoch kann schon ein dreiwöchiger Urlaub zu ernsthaften Schwierigkeiten in der Serviceabdeckung führen. Eine längere Krankheit hingegen, kommt einem Totalausfall gleich. Vorteil BPO: Da die Urlaubs- und Krankheitsvertretung bei der Auslagerung vertraglich geregelt ist, wird das Ausfallrisiko auf ein Minimum reduziert. Sie übergeben Ihre Prozesse – und nach Rückkehr der Entgeltabrechner*innen nehmen Sie das Ruder einfach wieder in die Hand.
3. Um langfristige Ausfälle zu ersetzen
Personelle Veränderungen haben immer Konsequenzen im Gepäck. Besonders in mittelständischen Unternehmen geben sie meist den Anstoß, den Abrechnungsprozess vollständig auszulagern. Denn erreichen langjährige Lohn- und Gehaltsabrechner*innen das Rentenalter oder wechselt ein Mitarbeitender der Personalabteilung aus anderen Gründen das Unternehmen, geht enormes Fachwissen verloren. Ein BPO Dienstleister bringt das nötige Know-how bereits mit – so steht er Unternehmen zur Seite, um Kompetenzen und Kapazitäten langfristig zu sichern.
HR Payroll auslagern – für Zukunft gerüstet sein
Sie sehen: Der Prozess der Entgeltabrechnung ist für ein Business Process Outsourcing perfekt geeignet. Standardisierte und rechtliche Vorgaben bilden dafür optimalen Rahmen. Unternehmen können sich verstärkt auf ihre Kernprozesse konzentrieren. Und Ausfälle kurz-, mittel- und langfristig kompensieren.
Jetzt liegt es an Anbietern wie VEDA, Personalabteilungen durch Services wie das Auslagern der Entgeltabrechnung fit für die Zukunft zu machen.
Vivian Kleu
Vivian Kleu ist im Vertrieb für erklärungsintensive, branchenunabhängige Software bereits seit einigen Jahren tätig. Seit Mitte 2019 arbeitet sie als Account Managerin. Privat ist sie als Hobbyköchin und -konditorin, Skifahrerin und Reiterin bekannt.
